СЭД «Дело» внедрена в ТГПУ им. Л.Н. Толстого
Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) объявила о том, что в Тульском государственном педагогическом университете им. Л.Н.Толстого внедрена система электронного документооборота «Дело».
Сегодня у ТГПУ им.Толстого 10 факультетов и 42 кафедры, Центр довузовской подготовки и профессиональной ориентации, областной лицей при ТГПУ им. Толстого. Для эффективного управления университетом необходимы различные ресурсы, в том числе и современные информационные. Вузу требовалась автоматизированная система, позволяющая упорядочить работу с документами, обеспечить доступ всех подразделений к общим регламентам и, тем самым, исключить ненужное дублирование одного и того же приказа или письма. Для решения этих задач руководство университета, изучив рынок передовых технологий в области автоматизации документооборота, выбрало систему «Дело», разработанную компанией ЭОС.
При выборе системы был учтен положительный опыт работы других вузов России в системе «Дело», а также тот факт, что на текущий момент более 250 учебных заведений стали участниками программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи» компании ЭОС (ТГПУ им. Л.Н. Толстого — один из них), говорится в сообщении ЭОС. Преподавание в вузах дисциплин по делопроизводству и документообороту на основе системы «Дело» уже дает результаты: выпускники владеют знаниями как по практическому применению данной системы, так и по ее настройке.
Для проверки функциональных возможностей системы и возможности адаптации под специфику университета в конце 2009 г. вузом было приобретено 2 рабочих места системы «Дело», проводилось тестирование на примере входящей и исходящей корреспонденции. Убедившись в надежности и наличии необходимой функциональности системы, руководство университета в марте 2010 г. приняло решение о проведении нового этапа автоматизации документооборота и закупке рабочих мест системы электронного делопроизводства и документооборота на платформе системы «Дело» (далее СЭДД) для расширения и развития.
1 июня 2010 г. в промышленную эксплуатацию была запущена СЭДД с общим количеством рабочих мест 47 (с функциями поточного сканирования, сканирования, а также поиска по штрих-коду).
По итогам двух этапов проекта были автоматизированы следующие модули: входящая документация; исходящая документация; организационно-распорядительные документы университета (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу студентов); кадровые документы; внутренние документы подразделений; договоры структурных подразделений.
На этом документооборот университета не ограничивается, основная часть перечисленных модулей представляет собой типовой документооборот любой организации. Университет, среди прочих организаций, имеет свою специфику, в том числе и в управлении. Общее руководство университетом осуществляет выборный представительный орган Ученый совет университета, а также Совет при ректоре. Документы данных советов регламентируют работу университета в целом. Для повышения эффективности планирования работы университета и его управления, а также для усиления контроля исполнения постановлений Ученого совета и Совета при ректоре была предложена к рассмотрению схема работы с данными документами в СЭДД. В настоящее время настроены и проходят апробацию модули работы с документами Ученого совета и Совета при ректоре.
Как отмечается, руководством университета был оценен эффект, полученный от внедрения системы уже на первых этапах: так, появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами; увеличилась продуктивность работы с проектами документа в части согласования и утверждения его в электронном виде; усилился контроль исполнения поручений ректора и проректоров; применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило отказаться от рассылки бумажных копий документа, что снизило постоянные затраты университета на расходные материалы для копировально-множительной техники, на бумагу, на освобождение физического места для хранения информации в бумажном виде; сократились затраты времени на обработку информации; повысилась оперативность получения необходимой информации – появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.
В планах развития электронного документооборота университета рассматривается подключение к СЭДД кафедр факультетов, автоматизация архива университета, применение технологии юридически значимого документооборота.
Работы по автоматизации документооборота Тульского государственного педагогического университета им Л.Н.Толстого выполняли сотрудники компании «СофтЭксперт» (г. Тула), дилера ЭОС.
© CNews
