Красота не главное: руководство по Jira для нетехнарей

На хабре поиск по статьям «Jira» находит около 50 страниц, и большинство из них про то, как автоматизировать процессы в Jira, настроить Jira, разработать плагины и т.д. Я же работаю в коммерческом департаменте и сталкиваюсь с более житейскими вопросами: Как найти задачу, которую я поставил (а) 2 месяца назад? Что такое проект? Что такое workflow? Да и, в конце концов, Jira просто  некрасивая, как в ней можно удобно работать? Найти ответы на эти и другие вопросы на старте работы с Jira бывает порой нетривиальной задачей, поэтому я решила собрать свой опыт настройки этого инструмента с нуля и показать, что красота — это не главное. 

6ecdfc208b9457b7a56157bbcfbaf9ad.png

Jira — универсальный сервис, который можно и нужно настроить под конкретные потребности, причем не только для разработки, аналитиков, поддержки и других технических специалистов, но и для других команд — юристов, бухгалтеров, аккаунт-менеджеров. Моя статья будет полезна вторым, так как в ней мы рассмотрим базовую настройку Jira под свои задачи с двух сторон:

  1. Вы — заказчик. Ставите задачи в Jira, но открываете вкладками в браузере, чтобы не потерять. Потребность — быстро находить нужную задачу и тратить минимум времени на проверку сроков или статуса.

  2. Вы — владелец проекта. Хотите создать удобное для вас и команды рабочее пространство. Потребность — ставить на вас задачи так, чтобы они не терялись в недрах почты и мессенджерах.

Используем Jira для постановки задач

Давайте рассмотрим типовую ситуацию «надо поставить задачу сбора данных для аналитика» и пройдёмся по всем этапам. 

Создание задачи

Начну с золотого правила постановки задачи, которое облегчит жизнь и вам, и ребятам из других команд — пишите так, будто вы просите помочь незнакомого человека:

  • Введите в контекст — исполнителю важно понимать, о чём эта задача, в том числе и её бизнес-контекст. 

  • Опишите цель, ожидаемый результат задачи и то, как и для чего вы будете его использовать. 

  • Укажите дату, к которой вам необходим результат (с запасом времени на приёмку) в поле Due date. Имейте в виду, что после оценки задачи Исполнителем срок может быть изменен. В этом случае вам надо будет соотнести свои ожидания с представлениями исполнителей. 

Правильная постановка задачи поможет исполнителю выбрать наилучший вариант решения вашей задачи и предоставить ожидаемый результат.

Почувствуйте разницу

  1. Маша, сделай отчет по активности сотрудников за июнь. 

  2. Маша, сделай отчет по активности сотрудников в Jira за июнь. Отчет должен содержать: имя сотрудника, количество созданных задач, количество закрытых задач, количество просроченных задач и количество выполненных задач в срок. Для менее активных сотрудников назначим повторное обучение Jira. 

Создание задачи

Создание задачи

Поиск задачи, использование фильтров

Базово Jira — это набор множества полей, в которых содержатся данные, а также фильтры, помогающие с этими данными работать. Это до удивления примитивная и одновременно с этим гениальная, на мой взгляд, система. Если разобраться с работой фильтров, вам откроется дивный новый мир Jira, в котором вы легко сможете настроить собственный дашборд, доски в проекте и найти любую задачу.

Допустим, задачу на аналитика вы поставили 2 месяца назад, после этого поставили ещё десяток задач на других исполнителей. Оповещения в почте потеряны, вкладки сбросились. Как же найти задачу?

Открывайте Filters. Они прячутся в меню Issues→Search for issues. Откроется пустой фильтр, в котором вам надо заполнить то, что вы помните про задачу. Фильтр работает аналогично фильтру в интернет-магазине — выставляешь критерии и получаешь релевантную выборку.

В нашем случае надо найти задачу, поставленную вами (Reporter = Current User) на определенного исполнителя (Assignee) примерно в марте (Created Date).

Так как полей в Jira очень много, большая часть для фильтра скрывается под More. Если вы не уверены в том, какое поле вам необходимо, можете открыть форму для создания задачи и проверить, как назывались поля, которые вы заполняли.

Поиск задач

Поиск задач

Для продвинутых есть в режим Advanced и там запрос будет выглядеть так:

created >= 2023-03-01 
AND 
created <= 2023-03-31 
AND 
assignee = i.ivanov 
AND 
reporter = currentUser()  

В результате поиска будет список задач, которые подходят под ваш фильтр. Чем больше параметров вы введёте, тем точнее будет выдача.

Если вы искали что-то универсальное, например, все поставленные вами и незакрытые задачи, этот фильтр вы можете сохранить (Save as) для использования на дашборде. 

Советую называть фильтры так, чтобы их было проще  найти среди всех других. Например, можно использовать фамилию: Schukina_reporter сразу даёт понять, что это фильтр, в котором я указана как Reporter.

6ddf90c7a06c481b6c4a0e69efab0f72.png

Создание дашборда

Когда задач становится слишком много, удобнее всего будет создать отдельный дашборд. На нём вы всегда сможете держать перед глазами весь список поставленных вами задач, и необходимость в поиске просто отпадёт.

Dashboard — это ваш рабочий стол, основная страница в Jira. Чтобы его создать, нажмите на три точки и выберите Create Dashboard.

Создание дашборда

Создание дашборда

Введите название  (Name), остальные поля опциональны.

Введите название  (Name), остальные поля опциональны.

После нажатия на Add доска будет готова для наполнения. Наполнять её нужно с помощью «гаджетов» (gadget), у которых, внимание-внимание, базовая логика строится на фильтрах.

Новый дашборд

Новый дашборд

Поэтому вам надо подумать, какие задачи вы хотите видеть, и с какой целью. После того, как вы с этим определились, создайте фильтры, которые будут отображать задачи. 

Приведу самые популярные запросы (можно использовать в Advanced) для создания фильтров:  

  1. Задачи, которые я создавала и они ещё не закрыты:

reporter = currentUser() AND resolution = Unresolved
  1. Для исключения задач своего проекта добавьте в любой запрос:

project != RA
  1. Задачи, которые назначены на меня, но не мной, и я их ещё не закрыла:

assignee = currentUser() 
AND 
reporter != currentUser() 
AND 
resolution = Unresolved

После создания фильтров возвращайтесь на ваш дашборд и нажмите Add gadget, в открывшемся окне — Load all gadgets, после этого загрузятся все доступные гаджеты. Их там много. На мой взгляд, самые популярные для начала работы — Filter results и Calendar, Pie chart.

Выбор гаджета

Выбор гаджета

Добавьте столько гаджетов, сколько вам необходимо. Это может быть 6 Filter Results или 3–4 разных гаджета. После добавления настройте параметры для отображения:  

  1. Saved Filter — сохранённые фильтры.

  2. Number of Results — количество ваших задач для отображения в выдаче на первой странице результатов. 

  3. Columns to display — колонки для отображения на дашборде. 

  4. Auto refresh — автоматическое обновление фильтра каждые 15 минут.

Настройка гаджетов

Настройка гаджетов

Сохраняйте, любуйтесь, и меняйте настройки при необходимости (три точки в правом верхнем углу фильтра). При такой настройке вы не потеряете ни одной задачи.

Важность работы по workflow

Работа с джирой не заканчивается постановкой задачи и настройкой дашборда, так как в каждом проекте настроен свой Workflow — этапность прохождения задачи. И во многих проектах есть этап In review — это значит, что от вас требуется принять результат задачи. Важно не пропускать этот этап и написать обратную связь исполнителю задачи в комментариях. Это не займет у вас много времени и вы логически закроете цикл задачи. Кроме того, не забывайте переводить задачу на финальный этап Closed/Done

Workflow можно посмотреть в любой задаче этого проекта рядом со статусом View workflow. Он может выглядеть, например, так:

Простой workflow

Простой workflow

Итак, мы разобрались с тем, как грамотно ставить и отслеживать задачи в Jira. А если вы уже прочувствовали всю прелесть использования Jira и теперь хотите создать собственный проект для своей команды — давайте перейдём к следующему разделу.

Создаем в Jira свой проект

Проект — это рабочее пространство команды, в котором будут создаваться ваши задачи. У него обычно есть длинное название и короткий ключ (Key). Например, Retail Accounting, сокращенное — RA (Key). Issue Key (номер задачи) будет выглядеть как «RA-567».

Проект нужен, чтобы планировать загрузку команды (и свою), а также отслеживать входящий поток и выполнение задач. Однако создание проекта — это только начало. Чтобы он начал приносить вам пользу, в проекте важны порядок и дисциплина. Вот что я рекомендую учесть при создании проекта:  

  1. Минимизируйте всё — чем проще, тем лучше. В Jira очень много возможностей, поэтому вам необходимо выбрать то, что подходит именно вашей команде. Уберите лишние поля (всё то, назначение чего вам непонятно. Скорее всего, оно вам и не понадобится), упростите формы постановки задач и их закрытия, сделайте минимальный необходимый Workflow. Возможно, потом вы войдете во вкус и вам захочется больше, но не забегайте вперед и не пытайтесь продумать и внедрить то, к чему ваша команда пока не готова. 

  2. Сделайте удобно: создайте доску для отслеживания задач по этапам в зависимости от потребностей твоей команды. 

  3. Внедряйте проект во все рабочие процессы. Используйте его в планировании, в синхронизациях, для отслеживания нагрузки команды. И тогда он станет рабочим инструментом, удобным и эффективным для всех. 

Как создать проект

  1. Придумайте уникальное полное и сокращенное название (Key).

  2. Решите, какие типы задач нужны в проекте. Самые распространенные:  

    Epic — крупная задача, которая декомпозируется на Task. Например, мы создаём Epic для квартальных целей, и затем раскладываем его на Task«и. 

    Task — конкретная задача, которую необходимо сделать. Большинство в твоем проекте будут именно такими. 

    Sub-task — создаётся для существующей Task, если для её выполнения требуется разбить на задачи помельче.

Типы задач

Типы задач

  1. Подумайте, какие этапы необходимо пройти задаче каждого типа от начала до конца, и нарисуйте workflow в любом графическом редакторе для передачи Администратору для его настройки в Jira. Минимально достаточным будет такой:

    Backlog — задачи, которые вы не готовы взять сейчас или в планируемый период. В бэклоге удобно сохранять задачи на будущее, но можно обойтись и без него. 

    To do — задачи, которые необходимо сделать.

    In progress — задачи в работе. Я стараюсь делать так,   чтобы задача в In progress у одного исполнителя была только одна. Просто потому, что мы не можем делать 2 задачи одновременно. 

    Hold —  отложенные задачи. Туда складываем те задачи, выполнению которых что-то мешает. Или, например, если рабочий день закончился, а вы не успели завершить работу. 

    Done — самый приятный этап, завершённые задачи.

    У нас ещё используется, например, этап Blocked — те задачи, выполнение которых заблокировано по разным причинам.

Workflow - отражение ваших рабочих процессов

Workflow — отражение ваших рабочих процессов

  1. Продумайте как должны выглядеть экраны постановки задач разного типа

    Да, этот экран можно и нужно настраивать. Это обычно тоже делает Администратор Jira. Начните с необходимого минимума — вашим заказчикам должно быть максимально понятно, как заполнять поля, а при постановке задачи самому себе вы должны тратить минимум времени. Экран в моём проекте настроен следующим образом:

    Summary — обязательное поле, заголовок задачи. Должен отражать суть работы. 

    Description — описание того, что надо сделать, может быть необязательным.

    Assignee — исполнитель задачи. Есть удобная функция Assign to me — нужна, если вы хотите оперативно назначить задачу на себя. 

    Epic Link — возможность присоединить эту задачу к существующему Epic

    Due date — срок, к которому должна быть выполнена задача. Параметр, по которому можно будет вывести на дашборд гаджет Calendar или сортировать задачи в гаджете Filter Results

    Attachment — поле для вложений, которые потребуются для выполнения задачи. 

    Labels — для продвинутых. Можно использовать для сегментации задач. Мы отмечаем, например, неделю, в которую планируем работать над задачей.

Экран создания задачи

Экран создания задачи

  1. Настройте экран задачи

    В этом пункте я хочу ещё раз повторить мысль о том, что лучше минимизировать визуальный шум — уберите всё, что можно, и оставьте только то, что планируете использовать.

Экран задачи

Экран задачи

Итак, проект создан. Давайте сделаем ещё канбан доску для удобства визуализации задач в проекте. В меню в левой части экрана найдите раздел Boards in this project и выберите Create board

В открывшемся окне выбираем Kanban — с ней проще начинать, а ещё тут тоже можно использовать фильтр! Но давайте посмотрим вообще на все задачи в проекте — выбираем Board from an existing project

Kanban создается базово со столбцами To do, In progress, Done. Но можно кастомизировать доску именно под ваш проект — выберите Board — Configure в правом верхнем углу.

Переход к настройке доски Kanban

Переход к настройке доски Kanban

Тут тоже много настроек. Рассмотрим самое важное:  

  1. General — это основные настройки вашей доски. Здесь обратите внимание на поле Hide completed issues older than и укажите в нём тот период, после которого выполненные задачи не будут отображаться. Например, 1 week.

  2. Columns. Здесь можно создать новые колонки, распределить ваши этапы по ним.

  3. Quick Filters — быстрые фильтры, по которым можно будет отобрать задачи в вашей доске. Например, по конкретному исполнителю, по типу задач и т.д. 

  4. Card layout — внешний вид карточки на доске. Тут можно вывести дополнительные поля для отображения. У нас, например, выведены labels.

  5. Issue Detail View — какие детали будут показываться при нажатии на задачу. Удалите лишнее и тут.

Готовая доска Kanban

Готовая доска Kanban

После этого возвращайтесь к доске и наслаждайтесь результатом вашей работы. Важно отметить, что не все вещи в Jira вы можете настроить самостоятельно. Поэтому я рекомендую попросить вашего Администратора настроить ещё несколько пунктов:

  1. Шаблон для описания задачи (description). При создании задач у заказчика будет сразу открываться форма для заведения задачи. Это поможет вам формализовать входящие запросы. 

  2. Автоматическое назначение Assignee на руководителя/лида команды — так заказчику не придется задумываться об исполнителе, а вы не потеряете неопознанные задачи. 

  3. Автоматизация. На события в Jira можно навесить какой-нибудь триггер — например, при закрытии задачи создавать комментарий по определенному формату; создавать sub-task; создавать задачу в другом проекте и так далее. Например, у нас есть договоренность сообщать в Support о запущенных проектах. Триггер срабатывает при первом переводе Epic на этап In progress, создавая задачу в проекте Support по заданному шаблону. 

  4. Создание задач на группу пользователей. Эта настройка нужна, если задача подразумевает включение нескольких сотрудников. Например, в наш отдел аккаунтинга часто приходят запросы на сбор и подготовку информации. Раньше руководитель вручную создавал sub-tasks на каждого из исполнителей. Теперь при постановке задачи можно поставить галочку в отдельном чекбоксе. В этом случае при переводе задачи в In progress создаются подзадачи  на каждого из участника команды. 

За счет своей простоты (и гениальности) работа в Jira ограничивается лишь фантазией и процессами вашей команды. Начните с малого — создайте дашборд, настройте удобное отображение задач. Подумайте, как Jira может закрывать потребности вашей команды — планирование, отслеживание выполнения задач, результативность команды и многое другое. Отдельный проект в Jira сделает работу вашей команды более наглядной и прозрачной, покажет всё, что было скрыто в недрах личных переписок. Действуйте постепенно, и тогда точно всё получится.   

А если у вас остались вопросы по работе с Jira и какой-то информации не хватило — пишите в комментариях!

© Habrahabr.ru