Ключевые точки в коммуникации менеджера проектов


Кто такой менеджер проектов? Этим вопросом задаются все молодые специалисты и те, кто только собирается внедриться в сферу web-менеджмента.

На вопросы: «Кто такой project manager?», «Каковы обязанности менеджера проектов?» и «Что должен знать проджект менеджер?» можно отвечать бесконечно, так как у каждой компании свои законы и постулаты внутренней работы.

В своей же статье я предлагаю рассмотреть только тысячную часть всего объема информации, которую должен знать менеджер проектов любой веб-студии страны. То, о чем тут пишется, не является догмой, это просто мой опыт вкупе со знаниями.

Давайте обсудим, какие же основные принципы менеджера проектов должны быть заложены в коммуникативной зоне ответственности внутри команды и перед самим собой…
image

Часть 1. Работа с вашими коллегами-специалистами

Уважение — ключ к успешной работе над проектом. Уважайте каждого специалиста команды, будьте максимально тактичны и вежливы с ними.

Менеджер проектов должен всегда знать, чем занят сотрудник, работающий над проектом. И это должен понимать разработчик — чтобы уведомлять менеджера, если ему нужно переключиться на другую задачу (например, поставленную руководителем его отдела). Вы не можете отследить каждый шаг своих коллег (вы не машина), и тут на помощь приходит понимание — специалист ставит вас в известность при изменении своего рабочего графика. Но вы все равно должны его контролировать, следить за сроками выполнения задач (ведь когда срок срывается, а специалист разводит руками, перед заказчиком оправдываться вам).

Вообще сроки — это очень сложное понятие в сфере web-разработки, и они у каждого свои. Как минимум в трех вариациях:

  • срок по договору для заказчика
  • срок для разработчика (он отличается от срока договора)
  • срок для себя, чтобы была возможностью выстраивать график работы сотрудника над всеми текущими проектами

Все сроки нужно помнить, по каждому планировать, исходя из текущей загруженности. Специалисту говорите сроки, комфортные для вас, а клиентам — те, которые комфортны для процесса работы всей проектной команды (с учетом возможных правок).

Срок сдачи проекта должен быть четко обозначен и нерушим. Если потребуется специалист должен быть готов задержаться на работе (так как завершение и успешная сдача проекта — общий интерес компании, не только ваш). Если специалисту все равно и он винит всех вокруг, утверждая, что время было учтено неверно, возможно это сотрудник не вашей команды (частные случаи усложнения проекта или неверного расчета сроков отделом продаж рассматриваются отдельно).

Решение менеджера проектов — решение компании, это высокая ответственность. Отсюда в работе со специалистами команды разработки вытекают свои нюансы — все принятые решения должны быть структурированными и закономерными, не противоречить друг другу. Вся проектная команда должна понимать: решения, принятые руководителем, не оспариваются на предмет выполнения. Они должны реализовываться.

Основная задача менеджера проектов — грамотный тайм-менеджмент (если таковой существует в компании) и точная постановка задач для сотрудников (любая неточность в поставленной задаче приведет к последствиям, за которые отвечать только вам). Всегда нужно помнить о контроле и мониторить результаты не реже чем раз в 3–4 часа, в противном случае могут пострадать сроки и качество работы.

Кстати о том, что касается качества — любые допущенные специалистом ошибки должны оговариваться с ним. Не бывает такого, что во всем виноват только исполнитель, все ситуации нужно разбирать и анализировать. И, сделав выводы, не допускать подобного в дальнейшем.
Общение заказчика со специалистом строго запрещено — их прямой контакт в 90% случаев приведет к негативным результатам. Контакт должен происходить исключительно через менеджера проекта. И не стоит передавать специалистам негативные мысли заказчика, если таковые имеются. Возможно, утром он просто встал не с той ноги, простите ему это и продолжайте свою работу.

Часть 2. Работа над самим собой

Процесс самоорганизации для менеджера проектов очень важен — как только Вы научитесь управлять своими обязанностями, в работе получится и все остальное.

Начинайте свой рабочий день с планирования. Я приезжаю на работу за полчаса до ее начала, лишь немногим раньше остальных, но это время позволяет мне распланировать свой день, определить наиболее и менее приоритетные задачи. Держите себя в рамках, старайтесь добиться не только дневного планирования, но и выполнять его в рамках каждой из задач, выделяйте и ограничивайте время.

Наиболее сложные задачи расписывайте для себя подробно, чтобы взглянуть на них со стороны (возможно, появится новое решение, которого Вы и не ожидали).

Еще один шаг — ведение задач (и по проектам, и своих личных — на день, месяц и так далее). Все крупные задания фиксируйте в таскменеджерах — они станут вашими незаменимыми помощниками. Какой именно использовать, решать только вам.

При работе над конкретным проектом старайтесь расписывать всю информацию отдельно — будут ясны как общая картина, так и частности, вы сможете обнаружить спорные моменты. Данные, полученные по телефону, фиксируйте и согласовывайте с заказчиком по почте. А перед передачей материала разработчикам старайтесь обдумывать каждый комментарий.

Принимайте решения быстро (наиболее верные из них — те, что не обдумывались часами, а были осмысленно приняты в сжатые сроки). Это сэкономит время и улучшит результат.

Еще хотелось бы сказать о проблемах, которые существуют в любых проектах (проект без проблем невозможен — либо вы отнеслись к нему невнимательно, либо заказчик вообще не смотрел результатов). Всегда старайтесь еще перед стартом предугадать возможные риски. Тогда вы сможете предупредить их в самом начале (путем переговоров с заказчиком) или продумать стратегию работы при их возникновении. А когда проблема все же появляется на пороге вашего проекта, не ищите виноватого — это проще всего. Старайтесь командно найти решение, позволяющее коренным образом изменить ситуацию. Каждый специалист имеет право на ошибку, и каждый должен знать, что может ее озвучить. Потому что его ждет не порицание, а коллективная поддержка.

Комментарии (1)

  • 18 апреля 2017 в 01:33

    +1

    Вообще-то, по канону, кроме сроков, РП еще должен управлять качеством и бюджетом, а иначе дисбаланс возникает.

    И в целом, основная задача менеджера проектов уж никак не тайм-менеджмент и уж точно не теребить каждые три часа разработчика, а выстраивать и обеспечивать эффективные коммуникации. И тогда и инфа о статусе задач будет у того, у кого нужно и тогда, когда нужно, и требования будут будут пониматься однозначно, да и оценки сроков будут реалистичные.

    З.Ы. Я лично всегда воспринимаю необходимость овертаймов — как личный факап РП

© Habrahabr.ru