Что мы поменяли в наших процессах этим летом22.09.2015 13:18

Существовавшая инфраструктура

Один из ритуалов, который годами держался у нас без каких-либо серьезных изменений — утренние планерки разработчиков, дизайнеров, аналитиков и вообще всех.

Мы собирались в 8:45 менеджерским составом возле большого телевизора. Наливали кофе, открывали Google Calendar. Проходили по всем людям и смотрели, какими проектами каждый будет сегодня заниматься.

Календарь — это основной наш инструмент, именно в нем размечен весь рабочий поток на пару месяцев вперед по всем командам.

Зачем?

Поскольку у нас кроме ровных и долгосрочных проектов, по которым можно спокойно работать, бывают:

1. СРОЧНОВАЖНЫЕ задачи, или
2. ВНЕЗАПНАЯ ТЕХНИЧЕСКАЯ ПОДДЕРЖКА, или
3. ОПА-НЕЖДАНЧИК-ВЫЛЕЗ,

мы вынуждены планироваться чаще, чем раз в неделю.

Так выглядит календарь задач.

Обратите внимание: на человека назначен основной проект (длинная палка на много дней) и на некоторых днях есть чуть-чуть проектов технической поддержки.

NB: Если ребята из гугла читают этот пост —почините, пожалуйста, перетаскивание задач из «на весь день» на конкретное время и перетаскивание задач на весь день между собой (чтобы задавать приоритеты). Это бы нам сэкономило миллиард минут в своё время...

Чтобы донести до человека, в каком порядке и чем он должен заниматься — мы тут же переписывали эти проекты на стикер, добавляя совет дня («Упёрся? Сообщи!» или что-то вроде того).

Эти стикеры могут показаться нелепостью, но мы их очень любили.

Их приносили каждый день, тебе, лично, с улыбкой и пожеланием доброго утра. Некоторые ребята хранили их годами. Теплые, ламповые стикеры...

Пучок проблем

Такая методика прекрасно работала на 25–30 моих соратников. Но ближе к 40 (и уж тем более, после) начала ввергать меня в уныние своей непродуктивностью.

Переписывание на стикеры становилось очень долгим. И даже если во время планерки переписью занималось параллельно 2–3 человека — это все равно было дольше, чем нужно.

1. Переписывание на стикеры искажало информацию. Мы могли неправильно записать название проекта, сократить формулировку задачи (надо же быстро-быстро писать) и в итоге потерять важные детали, забыть указать плановое время, которое можно заниматься этой задачей, или перепутать порядок...

2. Мы не понимали, какие задачи из мелко-срочных человек успел сделать вчера, а какие — еще нет. NB! Особый срач и цинизм возникал, если менеджер не знает, завершена ли его вчерашняя задача и нужно ли её переносить на сегодняшний день. В таких ситуациях злой начальник начинает топать ногами, что невозможно планировать нагрузку. Весь мир — неудачники.

3. Краткие постановки задач в календарях давали большие возможности манипуляции понятием «сделано/не сделано». Часто, кроме названия проекта в задаче не содержалось ничего, и всю информацию нужно было узнавать голосом у менеджера. Который в это время был занят другим проектом или разговаривал с клиентом, или делал еще что-то важное (скажу сразу, что это мы до конца не победили).

В итоге планерки занимали все больше и больше времени, и все турбулентнее была на них атмосфера.

Была одна планерка, которая заняла аж 45 минут. СОРОК ПЯТЬ ДОЛБАНЫХ МИНУТ! Шести человек уровня «Менеджер». Это ооочень серьезно, учитывая что «менеджер», как правило, — бутылочное горлышко студии.

Попытка № 1. Делаем формальные стикеры

Мы попробовали формализовать саму карточку (стикер). Получилось еще более нелепо.

От этой штуки отказались через два дня пробной эксплуатации: никаких профитов, писать неудобно, все мелко.

Попытка № 2. Автоматизируем распечатку календарей

Второе, что пришло в голову — убрать стикеры. Мы написали небольшойскрипт-плагинчик к Google Calendar, который позволял печатать стикеры и совет дня, вместо того, чтобы их переписывать руками.

Кому интересно — сам скрипт скачать можно здесь.

Еще он может задавать порядок для календарей (чтобы расположить календари сотрудников по командам или по отделам, а не по алфавиту). Эту штуку надо запускать через «Персонализированный веб». После распечатки оставалось просто нарезать стикеры и разнести по столам.

Чистая экономия времени!

Попытка № 3. Интеграция с порталом

Вообще, для ведения всех проектов мы используем портал Bitrix24, в который поставлен Scrumban — такая специальная канбан-доска, которой удобно пользоваться на спринтовых проектах.

Поскольку нам удобно пользоваться календарём для планирования потока нагрузки по проектам, а также расстановки задач на день, очевидная идея —синхронизировать календари, чтобы задачи попадали в портал.

Мы придумали специальные значки, чтобы показывать статусы задач в календарях, и теперь гарантированно видели, что человек успел, а что осталось недоделанным.

@ Новые // выставляется автоматически при первой синхронизации.
∞ Выполняется
 

Полный текст статьи читайте на CMS Magazine